Cos’è la firma digitale

Per far capire cos’è una firma digitale forse la miglior immagine è un sigillo.
Hai presente quei sigilli che si mettevano nelle buste per chiuderle e si imprimeva una immagine con un timbro o con l’anello simbolo della casata?

Questa è l’immagine che forse rappresenta meglio le moderne firme digitali.

Analisi della firma digitale

Principalmente è una firma, equivalente alla firma autografa e quindi una cosa unica.

Ognuno di noi firma in una maniera diversa, con la sua calligrafia e il suo modo, la stessa cosa è la firma digitale, non ce n’è un’altra uguale.

È unica e sicura perché è formata da chiavi crittografiche. Non voglio dilungarmi per spiegare come funziona tecnicamente, per il momento ti basta sapere che queste chiavi permettono che la firma posta su un documento sia unica e sicuramente vostra.

Questa tua chiave la possiedi solo tu, è stata emessa solo per te da un ente certificato e di cui ti puoi fidare. Ti sei identificato in maniera certa con lui e anche lui non può fare nulla solo con questa chiave che ti da.

Cosa fa in più la firma digitale rispetto all’autografa

Vi ricordate l’immagine della missiva con il sigillo rosso marchiato che per aprire la busta bisogna rompere?

Se chi riceveva la busta trovava il sigillo rotto o manomesso sapeva che qualcuno aveva aperto la busta e non c’era più la certezza che il documento contenuto fosse quello di partenza.

Chi aveva rotto il sigillo poteva aver cambiato o modificato il documento.

La stessa cosa fa la firma digitale!

Se il documento firmato digitalmente subisce qualche cambiamento anche di una sola virgola, la tua firma digitale non è più valida ed è come se tu non avessi mai firmato il documento.

L’integrità del documento è stata violata!

Ecco perché la firma digitale è ritenuta ancora più sicura della firma autografa.

Un documento cartaceo firmato alla vecchia maniera, con la penna, può essere modificato da falsari, il documento digitale firmato non può subire variazioni.

Quali sono le caratteristiche della firma digitale

Andiamo ad analizzare quali sono le caratteristiche principali della firma digitale e capiamo meglio perché dovremmo tutti conoscerne il funzionamento:

Possiamo riassume un po’ tutto in 3 caratteristiche fondamentali:

La firma digitale può essere visibile o non visibile

La firma digitale su un documento può essere visibile ma anche non visibile.

Visibile: nel documento viene stampigliato un timbro con indicato, in vari modi, che il documento è firmato digitalmente.

Di solito il timbro contiene il nome e cognome del firmatario, data della firma e magari il NIE o DNI dello stesso.

Invisibile: nel documento non viene stampigliato nessun timbro o indicazione che il documento è firmato digitalmente.

La firma invisibile viene usata nella stragrande maggioranza dei casi dagli enti pubblici che usano sistemi automatici di firma digitale.

Tutte le notifiche che inviano sono firmate digitalmente ed è sempre meglio verificare se effettivamente lo sono.

Come si controlla la validità della firma digitale

Sia che la firma sia visibile o non visibile, l’unico modo per vedere che un documento è validamente firmato è visualizzarlo con un lettore idoneo.

Il lettore idoneo non è altro che un programma come Adobe Acrobat Reader anche nella versione gratuita (o anche altri) che indica che il documento è firmato validamente, da chi è firmato ed altre caratteristiche come per esempio le mansioni che ricopre la persona nell’azienda o Ente pubblico che ha emesso il documento.

C’è la possibilità di verificare la firma e la validità della stessa anche online. Il Gobierno de España ha messo a disposizione per tutti un portale dedicato alla verifica delle firme e dei contenuti della documentazione.

Il portale si chiama VALIDe, semplice ed immediato ti da diverse possibilità di lavoro anche per l’eventuale stampa del file riportando, se vuoi, una fascia a margine del foglio che ti indica le caratteristiche della o delle firme nel documento.

Qual è la forma legalmente valida del documento firmato digitalmente

Non è la forma cartacea del documento!

La forma originale e legalmente riconosciuta è la forma digitale. Il file!

Esattamente … puoi stamparne centinaia di copie ma l’unico originale è il file originale.

Puoi cambiarci nome, puoi copiarlo, puoi inviarlo.

NON puoi cambiarne il contenuto, neppure di uno spazio o virgola perché annulli la firma e il documento non ha più un valore legale.

La firma digitale una volta posta non ha data di scadenza

Forse è una cosa superflua da dire ma è meglio puntualizzare.

Una volta che un documento viene firmato con una firma valida rimane per sempre firmato legalmente!

Questo è un concetto base!

Se io firmo un contratto oggi con firma digitale valida (non scaduta o bloccata) il contratto o documento è stato firmato in maniera corretta e ha piena validità per sempre, salvo la naturale scadenza del documento stesso.

Firme multiple

I documenti possono essere firmati anche da più persone.

Siamo di fronte ad un contratto per il quale le firme devono essere fatte da 2 o più parti.

La prima firma ed invia alla seconda che dopo aver firmato invia alla terza e così via.

Tutte le firme saranno lette e ritenute valide sempre che una delle parti firmanti non abbia cambiato (anche di una sola virgola) il documento. Tutte le firme antecedenti alla sua non saranno più valide e dovranno essere rifatte.

Attenzione agli eventuali blocchi che non devono essere attivi tipo “Blocca il documento dopo la firma”. Se dopo di voi qualcun altro deve firmare la casella del blocco non deve essere spuntata.

Ci sono anche altri modi per fare firme multiple nei documenti per esempio affidandoti a una Piattaforma di Firma Remota.

Affidando il documento da firmare e da chi deve essere firmato e l’ordine in cui devono firmare il programma farà il resto restituendo a tutti una copia valida di quanto firmato.

Chi emette il certificato con cui si può fare la firma digitale

In Spagna, l’emissione dei certificati per la firma digitale ai Prestatori di Servizi Fiduciari Qualificati (Prestadores de Servicios de Confianza Cualificados) che sono soggetti accreditati e vigilati dal Ministerio de Transformación Digital y de la Función Pública.

Emittenti pubblici

Il principale emittente pubblico è la FNMT la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre – Real Casa de la Moneda per noi sarebbe la Zecca di Stato.

La FNMT rilascia il certificato standard gratuito a tutti i cittadini (spagnoli e stranieri con NIE) che serve per firmare i documenti ed accedere ai portali della Pubblica Amministrazione spagnola e sbrigare la maggior parte delle pratiche amministrative online.

Rilascia anche i certificati per gli amministratori d’azienda, società e rappresentanti legali.

Altri enti pubblici spagnoli sono:

Emittenti privati

Ci sono anche emittenti privati che sono autorizzati all’emissione di certificati digitali e che sono “specializzati” per l’emissione a determinate categorie o per determinati scopi:

Come si ottiene il certificato

Ci tengo a precisare che in Spagna la richiesta e l’emissione del certificato digitale è gratuita e molto semplice da parte degli enti pubblici che lo fanno.

Questo ha permesso un rapido e diffuso uso degli stessi con la conseguente semplificazione della digitalizzazione dello stato e dei cittadini.

La semplicità ed economicità del sistema è lampante.

Vediamo le fasi per la richiesta:

1. Richiesta online: Il certificato digitale si richiede on-line direttamente nel sito della FNMT e si ottiene un codice identificativo.
2. Riconoscimento dell’identità: devi essere riconosciuto da un pubblico ufficiale presso una Oficina de Acreditación (Ayuntamiento, Agencia Tributaria, Seguridad Social,
   Registro) presentando un documento d’identità.
   Il riconoscimento può essere fatto anche online tramite una video chiamata ma questo metodo è riservato solo ai Cittadini spagnoli ed ha un costo anche se minimo.
3. Download: puoi a questo punto scaricarti il certificato sullo stesso computer e browser da cui è stata fatta la richiesta. Lo puoi anche scaricare in una chiavetta USB

Come conservare e come usare il Certificato digitale per la firma digitale

Un consiglio che ti do è quello di conservare con cura il Certificato digitale in un luogo che non sia nel desktop del computer.

Come altri tuoi documenti importanti dovrebbero essere memorizzati e conservati in luoghi sicuri. Un disco esterno, una chiavetta USB o altro supporto che sia sicuro.

Consiglio anche di proteggere l’uso con una password, cioè nel momento in cui ne chiedi l’uso al computer o al telefono viene anche richiesta anche una conferma ulteriore di identità tramite password o anche impronta digitale.

Chiunque usi la tua firma digitale può dare valore legale al documento firmato, anche un contratto di vendita di una proprietà.

Scadenza e rinnovo del certificato per la firma digitale

Intanto ti dico che un certificato scaduto perde immediatamente la validità legale e non può più essere rinnovato online, occorre effettuare una richiesta da capo.

Le scadenze sono diverse a seconda del tipo di certificato:

È possibile effettuare il rinnovo online a partire da 60 giorni prima della scadenza.
L’ente emittente normalmente (FNMT) ti invia un messaggio per ricordarti la scadenza ed invitarti al rinnovo.

È possibile controllare la scadenza del certificato direttamente dal proprio computer e i metodi variano a seconda del sistema operativo che usi:

Non confondiamo la firma digitale con la firma elettronica

Penso che ormai tu abbia capito che la firma digitale non è un’immagine incollata su un documento.

In questo caso (immagine incollata) si parla di firma elettronica e può essere un segno particolare posto su un documento, come una spunta, un timbro elettronico per distinguere in qualche modo quel tipo di documento o anche l’immagine di una firma incollata.

Ovviamente qualsiasi soluzione di questo genere non è una firma digitale poiché priva delle caratteristiche fondamentali che rendono il documento legalmente valido.